індивідуальне навчання

Методичні рекомендації щодо організації індивідуальної форми навчання учнів, які потребують корекції фізичного та (або) розумового розвитку

ІНДИВІДУАЛЬНА ФОРМА

НАВЧАННЯ

      Мета: забезпечення рівного доступу до якісної освіти, соціалізації дітей, які      потребують  корекції фізичного та  розумового розвитку.

      Основні завдання:

-         створення належних умов для фізичного, інтелектуального і духовного розвитку та забезпечення рівного доступу до якісної освіти дітей, які потребують корекції фізичного та (або) розумового розвитку, підготовки їх до самостійного життя;

-          координація та узагальнення роботи вчителів, які здійснюють індивідуальне навчання;

-         просвітницька робота щодо роз‘яснення особливостей навчання та виховання дітей з особливими потребами серед педагогічної та батьківської громади.

     Шляхи реалізації:

-         організація навчання дітей з особливими освітніми потребами з урахуванням їх психофізичного розвитку;

-         проведення проблемних семінарів для вчителів, які здійснюють індивідуальне навчання, забезпечення програмами, підручниками;

-         забезпечення комплексного соціально-медико-психологічного супроводу дітей з вадами розвитку;

-         надання консультативно-методичної допомоги батькам, вчителям, вихователям з питань навчання та виховання дітей з особливими освітніми потребами.

Очікувані результати:

 

-         максимальне становлення соціально-адаптаційних можливостей дітей з особливими потребами, їх підготовки до життєвої адаптації, подальшої трудової діяльності в суспільстві, самообслуговування, спілкування, адекватної соціальної поведінки.

ОРГАНІЗАЦІЯ ІНДИВІДУАЛЬНОГО НАВЧАННЯ 

         Індивідуальне навчання органі­зовують відповідно до законів України «Про освіту», «Про зага­льну середню освіту», «Положен­ня про індивідуальне навчання в системі загальної середньої осві­ти» від 20.12. 2002 № 732, затвер­дженого наказом Міністерства освіти і науки України від 15.10.2004 № 797 «Про зміни до Положення про індивідуальну форму навчання в загальноосвіт­ніх навчальних закладах», та інших актів чинного законодавства .

         Індивідуальне навчання здійс­нюється до виповнення учням 15-ти років. Для дітей, які потре­бують соціальної допомоги та реа­білітації за рішенням місцевого ор­гану державного управління осві­ти, строк індивідуального навчан­ня може бути змінено. Для ви­рішення цього питання школа до 1 вересня кожного навчального року повинна подати списки учнів, яким виповнилося 15 років, до міс­цевого органу державного управління освіти й отримати дозвіл на подальше навчання цих учнів.

Підставою для організації

 ін­дивідуального навчання учнів з особливими потребами є:

 1. Витяг з протоколу обласної ПМПК  або висновок   районної ЛКК за під­писом 3-х членів комісії.

 2.  Заява батьків.

 3.  Копія свідоцтва про наро­дження дитини.

 4.  Наказ директора навчально­го закладу.

 5. Погодження місцевого орга­ну управління освітою.

         Документи для індивідуального навчання поновлюються щорічно.

        Кількість годин для організації індивідуального навчання учнів  з особливими потребами відпові­дно до кількості предметів інварі­антної частини навчального плану визначає своїм наказом директор та затверджує відділ освіти:

 1—4-ті кл. — 10 годин на ти­ждень на кожного учня.

 5— 9-ті кл. — 14 годин на ти­ждень на кожного учня.

 10—12-ті кл. — 16 годин на тиждень на кожного учня.

         Учитель складає роз­клад уроків та графік роботи, який погоджує із заступником директора школи з навчально-виховної ро­боти. Його затверджує директор. Після цього його доводять до ві­дома учнів та їхніх батьків. Примі­рник цих документів зберігається в заступника директора з навча­льної роботи для здійснення пе­ревірки роботи вчителя.  

ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ

         Навчання осіб з особливими потребами здійснюється за індивідуальним планом, який складає вчитель з ураху­ванням психофізичних особливо­стей учнів.

         Індивідуальні плани роботи вчитель складає відповідно до навчальної програми для даного класу.         Складений план перевіряє  заступник директора з навчальної роботи, затверджується директором школи.

         Класний жур­нал є документом для оплати праці осіб, які здійснюють індивідуаль­не навчання.

         Наприкінці кож­ного місяця вчитель індивідуаль­ного навчання звітує перед заступ­ником директора з навчальної ро­боти про виконання програми з даним учнем. Після цього заступ­ник директора складає табель на оплату вчителю.

         Наприкінці кожного навчаль­ного року індивідуальний план роботи, журнал вчитель здає в навчальну частину. Після пере­вірки заступником директора з навчальної роботи виконання програми журнал здають у шкіль­ний архів.

         Кожного школяра індивідуаль­ного навчання заносять до списку учнів класу, за яким його закріп­лено. Учитель  записує отримані відомості про учня в класному журналі до графи «Відомості про учнів». У шкільному класному жур­налі вчитель виставляє оцінки тільки тематичні, семестрові, річні та підсумкову оцінку за навчальні екскурсії та навчальну практику, якщо немає довідки ЛКК про звільнення учня, а також робить запис рішення педагогіч­ної ради про переведення учня до наступного класу.

         Учитель індивідуального на­вчання оформляє особову спра­ву на учня. В особовій справі за­писують дані про учня, виставля­ють річні оцінки, вкладають напра­влення учня до школи, копію свідоцтва про народження, психолого-педагогічні характеристики.

         Ведення особових справ учителем контро­лює заступник директора з навча­льної роботи. Особові справи учнів індивідуального навчання зберігає секретар школи.

         У щоденнику учень, якщо він може самостійно писати, записує домашні завдання. Якщо учень має тяжкі розлади рухів і писати не може, щоденник заповнює вчитель.

         Відповідно до Положення про спеціальну загальноосвітню школу України для дітей з вадами фізичного або розумово­го розвитку тривалість уроку для дітей з психофізичними вадами в під­готовчому класі та першому класі становить З5 хвилин, 2-му —  4-му  класах — 40 хвилин, у 5-му-11-му класах – 45 хвилин. При цьому у підготовчому-четвертому класі на ко­жному уроці після 15 хвилин занять слід проводити п'ятихви­линну фізкультпаузу з використанням лікувально-коригувальних вправ, у 5-му—11-му після 20 хвилин уроку проводяться рухливі фізкультпаузи.

ІНДИВІДУАЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ПЛАН

Навчання учнів з особливостями пси­хофізичного розвитку має відбуватися з урахуван­ням індивідуальних освітніх потреб.

Дітям з особливостями психофізичного розвитку притаманний нижчий рівень виучуваності, вони не спроможні на достатньому рівні виконувати контрольні завдання; їм потрібно значно більше часу для повторення і закріплення навчального матеріалу. Користуючись індивідуальними навчальними програмами дити­на може досягти поставлених перед нею спе­цифічних навчальних цілей; виправити, наскільки це можливо, порушення в розвитку.

 Не­обхідною умовою навчання дитини з особливос­тями психофізичного розвитку є ретельне і систематичне визначення відповідних освітніх цілей на основі адаптації та модифікації стандартного навчального плану, що забезпечує належне навчання.

 Таким чином, розробка індивідуального навчального плану — основна умова успішного навчання дитини з особливостями психофізичного розвитку.

Такий план складається колегіально: батьки, учень (якщо це можливо), вчитель початкової школи, педагоги-предметники (основної, старшої школи), завуч, психолог, у разі потреби — логопед, дефектолог, соціальний працівник. Це є ключовою вимогою.

Важливими завданнями в розробці індивідуального навчального плану є:

* адекватне оцінювання учнів,

* супроводження і моніторинг програм (масової чи спеціальної школи), на основі яких розробляється ІНП для дітей з різними освітніми потребами.

Вчитель зобов'язаний регулярно слідкувати за виконанням індивідуального навчального плану учнем та оцінювати, а також вно­сити до нього необхідні зміни.

          Складання індивідуального плану учня почи­нається з визначення сподівань на майбутнє і життєвих планів учня. Це сподівання самого уч­ня, його батьків, учителів. Плани на майбутнє обов'язково мають бути позитивними. Досить чітко сформульовані плани на майбутнє можуть значно допомогти у визначенні довготривалих цілей, таких, як орієнтація на майбутню про­фесію, успішна соціальна інтеграція та особисте життя. Для конкретного формулювання сподівань на майбутнє дитині, батькам, учителеві потрібно відповісти на такі запитання:

• Про що мріє дитина? Які її плани на май­бутнє?

• Які плани на майбутнє батьків дитини?

• Ким би Ви хотіли бачити учня після закінчення школи?

• Ким би Ви хотіли бачити його, коли він ста­не дорослим?

• Яким ви бачите щасливе і повноцінне жит­тя для дитини у майбутньому? Завдяки чому ди­тина може досягти такого життя?

• Що перешкоджає здійсненню таких планів у майбутньому? Як можна усунути ці перешкоди?

Наступною складовою індивідуального на­вчального плану є узагальнений результат прове­деного комплексного дослідження. Це короткий, сумарний звіт, певне резюме всіх видів досліджен­ня.

Наступним кроком у складанні індивідуаль­ного навчального плану є визначення довгост­рокових цілей — чого має досягти дитина за виз­начений строк навчання. Цей термін може бути різним, зазвичай обмежуються одним роком.

         Перед складанням індивідуаль­ного плану роботи з учнем на на­вчальний рік учитель повинен ознайомитись із станом рухових функцій верхніх кінцівок дитини, зробити мовленнєве обстежен­ня та вивчити інтелектуальний роз­виток дитини. У процесі обстежень учитель звертає увагу на основні моменти навчальної діяльності учня: праце­здатність, активність, цілеспрямо­ваність, наявність або відсутність планових дій. Відмічає особливо­сті уваги, пам'яті. Під час обсте­ження пам'яті звертає увагу на стан нетривалої та тривалої пам'яті, перевагу механічної або логічної, стан зорової, слухової й моторної пам'яті. На основі отриманих да­них в учителя складаються уявлен­ня про інтелектуальний розвиток учня. В усіх випадках визначаються най­більш дефектні та найбільш збе­режені функціональні системи, і з опорою на останні вчитель будує навчальний процес.

         Тільки після вивчення індиві­дуальних особливостей учня, на основі

навчальної програми він складає план індивідуальної робо­ти на весь рік.

         Остання сторінка індивідуаль­ного навчального плану  присвячується особливостям моніторингу його виконання. Індивідуаль­ний навчальний план є робочим документом, який активно використовується у навчанні, тому необхідно систематично переглядати його виконання за певний час.

Якщо цілей і завдань, визначених в плані, досягнуто раніше від зазначеного строку, тоді треба розробити нові і  внести їх у документ. Трапляється, що вони виявилися недосяжними, тоді потрібно відкоригувати або визначити реальніші. Якщо цього не зробити – зусилля вчителів будуть марними, а навчання дитини не принесе бажаних результатів

КОРЕКЦІЙНА

СПРЯМОВАНІСТЬ ІНДИВІДУ­АЛЬНОГО НАВЧАННЯ

         Зміст, форми та методи навчання і вихо­вання дітей з особливостями психофізично­го розвитку мають бути корекційно спрямо­ваними. Це означає, що кожна тема, яка вив­чається в школі, кожний метод і прийом, ви­користаний вчителем, мають сприяти не лише засвоєнню знань, умінь, на­вичок, формуванню поведінки, а й виправлен­ню вад психофізичного розвитку (залежно від дефекту).

       Учителеві необхідно узгоджувати педа­гогічні впливи з медичними і психологічни­ми; дотримуватись послідовності й наступ­ності в корекційно-виховній роботі, єдиного охоронно-педагогічного режиму в школі і сім'ї.

       Починаючи працювати з учнями, вчитель має враховувати індивідуальну структуру де­фекту кожної дитини та збе­режені можливості, тобто вивчити досвід ди­тини, її спрямованість, поведінку.

       Для дітей з порушеннями розумового роз­витку характерними є органічні ушкодження кори головного мозку, внаслідок яких спос­терігається недостатня сформованість усіх складових психіки і передусім порушення пізнавальних процесів. Виявляється своєрідність у розвитку відчуттів, сприйман­ня, пам'яті, уяви, мовлення, уваги.

       Найістотніша ознака розумової відста­лості — знижена здатність до узагальнень у процесі розв'язання інтелектуальних завдань. Педагогічна робота з цією категорією дітей спрямовується передусім на максимальне становлення загальних соціально-адаптацій­них можливостей, практичну підготовку до життєдіяльності у суспільстві, до самообслу­говування, спілкування, адекватної соціальної поведінки.

       Особливості процесу навчання дітей з вадами інтелекту:

— повільність процесу навчання;

— простіший виклад матеріалу;

— повторюваність у навчанні;

— поглиблений індивідуальний та дифе­ренційований підходи;

— предметно-наочний та практичний ха­рактер навчання;

— опора на більш розвинені здібності ди­тини і подолання загальної недостатності її інтелектуальної сфери;

— спеціальна організація навчальної діяль­ності учнів, зокрема розвиток стимулів до на­вчання та пізнавальних інтересів.

       Критерії оцінювання результативності корекційного впливу:

 -  якісне і кількісне полегшення структури дефекту;

 -  виправлення вад і переведення скоригованої вади у позитивну можливість дитини.

      

Забезпечення охоронного режи­му педагогічного процесу

       Дуже важливим моментом у роботі з таки­ми дітьми є забезпечення охоронного режи­му педагогічного процесу, щоб уникнути пе­ревантаження вразливої нервової системи дитини. Для забезпечення ефективності корекційно-педагогічної роботи важливо здійсню­вати індивідуальний підхід з урахуванням ре­ального рівня розвитку дитини.

         Якщо дитина має важкі порушення ру­хової системи і рука її зовсім не підготовлена до письма, то рішен­ням педагогічної ради школи та­кого учня звільняють від оцінюван­ня письмових робіт і з ним про­водять усне вивчення грамоти та української мови. Паралельно з цим проводять вправи для підго­товки руки до письма.

         Навчання письма можна почи­нати тільки після підготовки руки до письма, після розвитку диференційованої діяльності пальців. Тривалий час перед початком ро­боти з опанування рухів, потріб­них для письма, учень навчається контролю за роботою м'язів паль­ців, змикаючи кінчики нігтьових фаланг І, II, III пальців, почергово згинаючи та розгинаючи пальці, утримуючи олівець у повітрі. Далі починається робота зі стабілізації утримання олівця в пальцях, для чого підбирають максимально ви­гідне для функції положення кисті. В цей час учитель та батьки повин­ні приділити велику увагу розвит­кові дрібної моторики пальців рук. Для цього можна рекомендувати таким дітям перекладати предме­ти з однієї коробки в іншу, почи­наючи від яблук і закінчуючи го­рохом, ліпити з пластиліну, глини, а також роботу з мозаїкою.

         У період навчання грамоти діти, які не можуть писати, можуть ви­конувати завдання на магнітній дошці. Ця робота допомагає вчи­телю перевіряти знання учнів, а учням — розвивати дрібну мото­рику кистей верхніх кінцівок.

         Кожний урок повинен мати корекційний характер. Починати урок потрібно з психологічної під­готовки учня до роботи. Після цьо­го обов'язково проводять логопе­дичну гімнастику. Вчитель, який працює з хворим учнем, систематично консультується з логопедом щодо проведення ар­тикуляційної гімнастики.

         Після 15—20 хвилин уроку проводять фізкультхвилинку, яка триває 5 хвилин. Для правильного прове­дення фізкультхвилинки потрібно радитись з учителем фізкультури.

         Діти, які навчаються в домашніх умовах, мають тяжкі порушення рухового апарату. В основному це діти, прикуті до ліжка. Вони не мають можливості спілкуватися з однолітками та чужими доросли­ми людьми. Тому зв'язна мова цих дітей часто не розвинута, словни­ковий запас бідний. Ці моменти теж мусить врахувати вчитель під час складання індивідуального плану роботи.

ВИКОРИСТАННЯ ДИДАКТИЧНОЇ ГРИ В УМОВАХ ІНДИВІДУАЛЬНОГО НАВЧАННЯ

         Під час проведення занять необхідно ви­користовувати наочність, роздатковий матеріал, включаючи в урок ігрові моменти. Доцільно проводити серію корекційних вправ та ігор для роз­слаблення м'язів руки, ліктя, кис­ті, пальців, зняття спазмів.

         Раціонально застосовувати різ­номанітні види мовної та розумо­вої діяльності: жива бесіда, гра, розповідь, малюнки, картини.

         Застосування гри та ігрових моментів створює в дітей бадьо­рий робочий настрій, сприяє по­доланню труднощів, які виникають у них під час уроку.

Велике зна­чення з пі­знавальної точки зору мають дидактичні ігри. В процесі розв'язання різноманітних завдань в учнів розвиваються такі проце­си мислення як порівняння, ана­ліз, синтез.

         Під час дидактичних ігор діти систематизують і закріплюють свої знання про різні ознаки предметів, встановлюють зв'язки між ними, просторові, часові та інші співвід­ношення. Учні засвоюють загальні поняття, збагачують словниковий запас. Дидактичні ігри допомагають розвинути увагу, зосередженість,  волю дітей, чесність, правдивість.

 Для гри на уроці слід відводити небагато часу, не більше 4—5 хви­лин, щоб, вона не втомлювала ди­тину. Використовують ігри й як за­сіб психологічної підготовки учнів до уроку, і як засіб відпочинку піс­ля напруженої праці. Тобто гра сприяє доцільності організації на­вчальної діяльності учнів.

Для проведення ігор учитель повинен підготувати необхідну кількість малюнків, таблиць, карток, різних іграшок, предметів тощо. Ці матеріали мають бути привабли­вими, гарними, чистими, старан­но виготовленими. Малюнки ма­ють бути естетичними, букви й цифри чіткими, геометричні фор­ми фігур точними.

         Учні з задоволенням грають на уроці, і це допомагає їм міцніше засвоювати програмний матеріал.

РОЗВИТОК ДРІБНОЇ МОТОРИКИ

         Доведено, що вправи на розвиток дрібної моторики позитивно впливають на розвиток звуковимови та загальних інтелектуальних здібностей дитини. 

         Тож доцільно проводити пальчикову гімнастику, пропонувати дитині вправи з ліплення, шнурування та плетення, обведення, штрихування, малювання, письма, розфарбовування тощо.         

            Використовувати ігрові завдання: ігри з намистом, шнурками (втягати в дірочки шнурок, з‘єднувати з допомогою шнурка деталі предмета, зв‘язувати, в‘язати на 1 "бантик", на 2 "бантика"); складання паперу (оригамі); ігри з театром тіней; збірні іграшки; користування ножицями, голкою; горіховий масаж (волоський горіх чудово знімає стрес, позитивно впливає на точки, що сприяють розвитку мовної активності дітей та дрібної моторики).  

наказ МОНУ від 18.02.2008 № 94 (із змінами) «Про затвердження Положення про державну підсумкову атестацію учнів (вихованців) у системі загальної середньої освіти»;


Наказ МОНУМСУ та МОЗУ "Про затвердження Інструкції про звільнення від проходження підсумкової атестації учнів ЗНЗ за станом здоров'я"

Постанова КМУ "Про затвердження Інструкції з обліку дітей і підлітків шкільного віку"

Постанова КМУ "Про затвердження Державного стандарту початкової загальної освіти для дітей з освітніми потребами"


Положення про індивідуальну форму навчання



Критерії оцінювання навчальних досягнень учнів початкової школи

Наказ МОНУ "Про затвердження Положення про експертизу психологічного і соціологічного інструментарію, що застосовується в навчальних закладах МОН України

Про затвердження Інструкції з ведення класного журналу учнів 5 - 11 класів ЗНЗ

Наказ про затвердження Інструкції ведення журналів 1 - 4 класів

Наказ відділу освіти БРДА "Про організацію НВП для учнів з особливими освітніми потебами у 2015 - 2016 н.р.
Лист МОНМС "Щодо введення посади вихователя ( асистента вчителя) у ЗНЗ з інклюзивним навчанням № 1/9 - 694
Лист МОНУ "Про визначення завдань працівників психологічної служби системи освіти в умовах інклюзивного навчання
Лист МОНУ "Про організацію інклюзивного навчання у ЗНЗ

Наказ МОНУ "Про затвердження Інструкції про переведення та випуск учнів навчальних закладів системи загальної середньої освіти


Про затвердження Типової фнструції з діловодства у ЗНЗ усіх типів і форм власності

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

№ 1239 від 28 серпня 2013 року

Про затвердження Типової інструкції
з діловодства у загальноосвітніх навчальних
закладах усіх типів і форм власності

Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", пункту 106 Положення про загальноосвітній навчальний заклад, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 серпня 2010 року № 778, та з метою встановлення єдиних вимог до ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах, наказую:

1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, що додається.

2. Інституту інноваційних технологій і змісту освіти (Удод О. А.) спільно з департаментом загальної середньої та дошкільної освіти Міністерства освіти і науки України (Єресько О. В.) розробити єдині зразки обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності.

3. Міністерству освіти і науки, молоді та спорту Автономної Республіки Крим, обласним, міським, районним органам управління освітою, керівникам загальноосвітніх навчальних закладів забезпечити дотримання вимог цієї Інструкції.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства освіти України від 26 червня 2000 року № 240 "Про затвердження Інструкції з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів".

5. Департаменту організаційно - аналітичного забезпечення і взаємодії із засобами масової інформації та громадськими об’єднаннями (Марченко А. В.) в установленому порядку зробити відмітку в архівних справах.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра освіти і науки України Жебровського Б. М.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр       Д. В. Табачник

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства  освіти і науки України
28 липня 2013 року № 1239

ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності

1. Загальні положення

1.1. Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності (далі - Інструкція) розроблена відповідно до вимог законів України "Про освіту", "Про загальну середню освіту", постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", наказу Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884.

1.2. Інструкція  встановлює  загальні вимоги щодо документування управлінської інформації, організації роботи з документами та перелік  типових документів, що обов’язково створюються під час діяльності  загальноосвітніх навчальних закладів із зазначенням строків зберігання (додаток 9).

1.3. Дотримання вимог і рекомендацій щодо порядку здійснення документування, встановлених цією Інструкцією, є обов’язковим для всіх працівників загальноосвітніх навчальних закладів.

Працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції та виконувати їх.

1.4. Державний нагляд (контроль) за виконанням вимог цієї Інструкції здійснюють Державна інспекція навчальних закладів України та центральні органи виконавчої влади, орган виконавчої влади Автономної Республіки Крим у сфері освіти, місцеві органи управління освітою, яким підпорядковані загальноосвітні навчальні заклади.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства, зміст, якість підготовки та оформлення документів в загальноосвітніх навчальних закладах несуть їх керівники.

1.6. Організація діловодства в загальноосвітніх навчальних закладах покладається на спеціально призначену (призначених) для цього особу (осіб). Спеціально призначена особа, відповідно до покладених на неї завдань:

• здійснює реєстрацію та веде облік документів;
• організовує документообіг, формування справ, їх зберігання;
• здійснює поточний контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
• забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
• узагальнює інформацію про документообіг, що необхідна для прийняття управлінських рішень;
• організовує збереження  документаційного  фонду та користування ним тощо.

2. Документування діяльності та загальні вимоги до складення та оформлення документів загальноосвітніх  навчальних закладів

2.1. Документування діяльності загальноосвітніх  навчальних закладів полягає у створенні документів, у яких фіксується інформація про управлінську (організаційно-розпорядчу) діяльність та здійснення навчально-виховного процесу.

2.2. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту діяльності, переведення, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. У загальноосвітніх навчальних закладах діловодство здійснюється державною мовою.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.4. Вимоги до документування діяльності на бланках

2.4.1. Організаційно-розпорядчі документи можуть оформлюватися на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Зразок бланка загальноосвітнього навчального закладу на основі кутового розміщення реквізитів наведено у додатку 1.

Зразок бланка загальноосвітнього навчального закладу на основі поздовжнього розміщення реквізитів наведено у додатку 2.

2.4.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів)  та А5 (210 х 148  міліметрів).

Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

• 30 - ліве;
• 10 - праве;
• 20 - верхнє та нижнє.

2.4.3. Бланки документів повинні містити наступні реквізити: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e-mail (за наявності), номер реєстраційного рахунку в обслуговуючій фінансовій установі (за потреби), місце для зазначення дати, реєстраційного індексу, посилання на дату та реєстраційний індекс вхідного документа.

2.4.4. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом або за допомогою комп'ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

2.5. Вимоги до складення та оформлення документів:

2.5.1. Документи можуть оформлюватися у відповідних книгах, журналах або на папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Документ повинен містити обов’язкові для його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код юридичної особи, поштова адреса, із зазначенням індексу підприємства зв’язку, номер телефону, e-mail, номер реєстраційного рахунку в обслуговуючій фінансовій установі (за потреби), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Реквізити поштової адреси загальноосвітнього навчального закладу зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Під час підготовки та оформлення документів можуть додатково застосовуватись інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.5.2. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів або комп'ютерної техніки, здійснюється відповідно до вимог, визначених у додатку 3.

2.5.3. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні, доповідні записки тощо) дозволяється оформлювати на білому папері форматом А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм) рукописним способом.

2.5.4. На документах, що складають у загальноосвітньому навчальному закладі його найменування повинно відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування загальноосвітнього навчального закладу застосовується в разі, коли воно офіційно зафіксовано у статуті. Скорочене найменування подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

2.5.5. Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської документації ДК010-89, що затверджено наказом Державного комітету України по стандартизації від 31 грудня 1998 року № 1024.

2.5.6. Датою документа є відповідно дата його підписання або затвердження. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться (наприклад: 01.06.2013).

У текстах документів, що містять посилання на нормативно-правові акти, та документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 03 квітня 2013 року. Дозволяється застосовувати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 01 червня 2013 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження, наведено у додатку 4.

2.5.7. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

2.5.8. Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їх структурні підрозділи та посадові особи, а також фізичні особи.

Якщо документ адресовано юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування наводяться у називному відмінку.

Поштова адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Якщо документ адресовано керівникові юридичної особи або його заступникові, найменування юридичної особи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку.

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування юридичної особи та її структурного підрозділу наводять у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса (вулиця, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс).

2.5.9. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?".

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

2.5.10. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, об’єктивно без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження, і повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформлюється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (доповіді, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

2.5.11. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених статутом загальноосвітнього навчального закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника закладу та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціал імені), прізвища.

У разі відсутності посадової особи, яка повинна підписувати документ, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов’язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

2.5.12. Відбитком печатки закладу засвідчують підпис посадової особи на документах з питань фінансово-господарської діяльності. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

2.5.13. Загальноосвітній навчальний заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника закладу, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття осіб на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників загальноосвітній навчальний заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом

Керівник навчального закладу підпис ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата

Засвідчення підпису печаткою.

2.5.14. Всі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються та підписуються керівником. Підпис керівника засвідчується  печаткою навчального закладу.

2.5.15. Книги обліку та видачі (реєстрації) свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів про повну загальну середню освіту, золоту медаль "За високі досягнення у навчанні" та срібну медаль "За досягнення у навчанні" нумеруються по сторінках, прошнуровуються і підписуються керівником місцевого органу управління освітою, якому підпорядкований загальноосвітній навчальний заклад. Підпис керівника засвідчується печаткою відповідного органу управління освітою.

2.5.16. Накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) оформлюються у друкованому вигляді. Після  підписання керівником, реєструються у книгах реєстрації наказів.

Книги реєстрації наказів з основної діяльності (адміністративно-господарських питань), з кадрових питань (особового складу) повинні містити таку інформацію: номер наказу, дата його реєстрації, заголовок (короткий зміст).

2.5.17. У кінці календарного року оригінали наказів групуються у справи (у хронологічному порядку), кожна сторінка яких нумерується, прошнуровується.

Справи підписуються керівником та спеціально призначеною для ведення діловодства особою. Підписи засвідчуються печаткою загальноосвітнього навчального закладу.

2.6. Ділові папери, які надходять до загальноосвітніх навчальних закладів чи відправляються з них, реєструються в журналі вхідної та вихідної кореспонденції. У вихідній кореспонденції (вихідній документації) виправлення не допускаються. Виправлення в діловій документації засвідчуються підписом керівника та печаткою загальноосвітнього навчального закладу.

2.7.  Вся ділова документація зберігається в спеціально обладнаних приміщеннях, шафах чи сейфах з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних" і не повинна мати доступу третіх осіб.

2.8. Технології автоматизованого опрацювання інформації в загальноосвітньому навчальному закладі повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

3. Особливі вимоги складення деяких видів документів

3.1. Наказ (розпорядження).

3.1.1. Наказ (розпорядження) - документ, який засвідчує  рішення  організаційно-розпорядчого характеру. Накази (розпорядження) видаються з основних питань діяльності,адміністративно-господарських питань та кадрових питань (особового складу) загальноосвітнього навчального закладу.

3.1.2. Наказ (розпорядження) підписується відповідно до пункту 2.5.11. цієї Інструкції.

3.1.3. Після підписання наказу (розпорядження) зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу (розпорядження) про внесення змін.

3.1.4. Наказ (розпорядження), як правило, оформлюється на бланку загальноосвітнього навчального закладу.

Зміст наказу (розпорядження) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" та складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...").

3.1.5. Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності загальноосвітнього навчального закладу та адміністративно-господарських  питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На  виконання…", "З метою…" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, в констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися із слова "ЗОБОВ᾿ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці, конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено: "керівникам методичних об’єднань", "заступникам директора". При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...".

Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження), оформлюються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу (розпорядження)..." із зазначенням дати, номера, заголовка розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу (розпорядження)…".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

«1) пункт 2 викласти в такій редакції:...»;

«2) пункт 3 виключити»;

«3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...».

Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

«1. Внести зміни до... (додаються)».

3.1.6. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження).

3.1.7. Наказ (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформляється у вигляді індивідуального або зведеного. В індивідуальному наказі (розпорядженні) міститься інформація про одного працівника; у зведеному – про  кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

3.1.8. Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

3.1.9. У тексті наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається.

3.1.10. Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "Прийняти", "Призначити", "Перевести", "Оголосити" тощо.

Далі зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника, на якого поширюється дія наказу та текст наказу. У зведеному наказі (розпорядженні) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

3.1.11. У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

3.1.12. У зведеному наказі (розпорядженні) з кадрових питань (особового складу)  до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

3.1.13. У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

3.1.14.  Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

3.1.15. Накази (розпорядження) нумеруються у порядку їх видання в межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу)  мають окрему порядкову нумерацію.

3.2. Протокол.

3.2.1. Протокол – документ, який фіксує  хід ведення засідань, прийняття в загальноосвітньому навчальному закладі рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо.

Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

3.2.2. Протокол складається в стислій формі. У протоколі фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

3.2.3. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

3.2.4. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

3.2.5. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

3.2.6. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

3.2.7. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови  або  головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

3.2.8. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після цих слів ставиться двокрапка.

3.2.9. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається стислий текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Стислий текст виступу викладається у третій особі однини.

3.2.10. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

3.2.11. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з стислим викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

3.2.12. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з крапкою.

3.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

3.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

3.3.Службовий лист.

3.3.1. Службовий лист складаються з метою обміну інформацією між установами як:

• відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
• відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
• відповіді на запити інших установ;
• відповіді на звернення громадян;
• відповіді на запити на інформацію;
• ініціативні листи;
• супровідні листи.

3.3.2. Службовий лист оформляється на бланку загальноосвітнього навчального закладу.

3.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у  разі  потреби), підпис,  відмітка  про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

3.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення.

Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

3.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".

Службовий лист підписується відповідно до пункту 3.14 цієї Інструкції.

3.4. Акт.

3.4.1. Акт - документ, складений декількома особами та підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, списанні майна тощо.

3.4.2. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документу, гриф затвердження (при необхідності), дата і місце складання, заголовок до тексту, текст, підписи осіб (не менше трьох), які складали акт.

3.4.3. Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.

У констатуючій частині викладається суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.

У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.

3.4.4. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні.

3.4.5. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.

3.5. Телефонограми

3.5.1. Для оперативного вирішення службових питань дозволяється передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одному екземплярі, їх підписує керівник загальноосвітнього навчального закладу.

3.6. Додатки до документів.

3.6.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їхніх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Довідка про педагогічний стаж на 1 арк. в 1 прим.

2. Графік роботи на 1 арк. в 1 прим.

3. Реєстрація документів

4.1. Документи в загальноосвітньому навчальному закладі реєструються незалежно від способу їх створення, одержання, чи відтворення.

4.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації.

4.3. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

4.4. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, а ті, що відправляються з нього, - у журналі реєстрації документів, створених загальноосвітнім навчальним закладом.

Примірна форма реєстраційного журналу вхідних документів загальноосвітнього навчального закладу наведена в додатку 5.

Примірна форма реєстраційного журналу вихідних документів, створених (внутрішніх) загальноосвітнім навчальним закладом, наведена в додатку 6.

4.5. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту документів. Окремо реєструються:

• акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також одержана кореспонденція;
• накази (розпорядження) з основних питань діяльності загальноосвітнього навчального закладу;
• накази з кадрових питань;
• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
• бухгалтерські документи;
• службові листи;
• звернення громадян;
• запити на інформацію.

4.6. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.

4.7. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

Оригінал документа, який надійшов після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється відповідно до пункту 4.4. Інструкції.

4.8. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи.

У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс справи та порядковий номер.

4.9. У загальноосвітніх навчальних закладах може застосовуватися журнальна  чи автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) форма реєстрації документів.

4.10. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, викладений у додатку 7.

5. Складення номенклатури та формування справ

5.1. Номенклатура справ - це обов’язковий для кожного загальноосвітнього навчального закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються, із зазначенням строків зберігання справ.

5.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в загальноосвітньому навчальному закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

5.3. Примірна форма номенклатури справ загальноосвітнього навчального закладу наведена удодатку 8.

5.4. Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування закладу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи.

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого розпорядчого документа закладу.

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

5.5. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

5.6. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

5.7. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

5.8. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

5.9. Накази з питань основної діяльності закладу, з адміністративно-господарських питань та накази з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.

Протоколи засідань колегіальних органів загальноосвітнього навчального закладу групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

5.10. Доручення установ вищого рівня та документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності закладу або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу та систематизуються за датами доручень.

5.11. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

6. Зберігання та знищення документів

6.1. Документи (справи) з моменту створення (одержання) або формування зберігаються  у закладі  до передачі архівній установі.

Керівник загальноосвітнього навчального закладу та спеціально призначена (призначені) для цього особа (особи), зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

6.2. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ.

6.3. Видача справ у тимчасове користування працівникам загальноосвітнього навчального закладу здійснюється з усного дозволу його керівника, а іншим установам - з його письмового дозволу. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

6.4. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника загальноосвітнього навчального закладу з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

6.5. Строки зберігання ділової документації загальноосвітнього навчального закладу наведено у додатку 9.

6.6. Після закінчення терміну зберігання документів, які не підлягають передачі архівним установам, документи списуються комісією загальноосвітнього навчального закладу з проведення  експертизи  цінності  документів, яку призначає керівник навчального закладу. На списану документацію експертна комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується.

Директор департаменту загальної
середньої та дошкільної освіти       О. В. Єресько